BEM erfolgreich durchführen: Warum Vertrauen, Atmosphäre und Erfahrung den Unterschied machen

Ein Betriebliches Eingliederungsmanagement kann formal korrekt organisiert sein – und trotzdem wenig bewirken.

Einladung verschickt, Gespräch geführt, Dokumentation abgelegt: Damit sind zwar wichtige Prozessschritte erledigt. Ob ein BEM jedoch tatsächlich dabei hilft, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuten Ausfällen vorzubeugen und Beschäftigung zu erhalten, entscheidet sich häufig an einer ganz anderen Stelle:

Vertraut der betroffene Mitarbeitende dem Verfahren?

Genau darüber hat das BR-Magazin des Instituts zur Fortbildung von Betriebsräten (ifb) mit Maike Scherdin, Inhaberin von BEMWerk und externe BEM-Fallmanagerin, gesprochen.

Unter dem Titel „BEM-Erfolgsstrategien: Es kommt auch auf die Atmosphäre an!“ geht es um Erfahrungen aus der praktischen BEM-Arbeit – und darum, warum ein gutes Betriebliches Eingliederungsmanagement weit mehr ist als die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht.

BEM ist kein Instrument zur Fehlzeitenkontrolle

Ein zentraler Punkt des Interviews lautet:

BEM darf nicht als Instrument verstanden werden, mit dem Fehlzeiten erklärt oder Beschäftigte kontrolliert werden sollen.

Das Ziel des Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist ein anderes.

Nach § 167 Abs. 2 SGB IX soll gemeinsam mit dem BEM-Berechtigten geklärt werden, wie eine bestehende Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.

Das klingt zunächst eindeutig.

In der betrieblichen Praxis treffen jedoch sehr unterschiedliche Interessen, Erwartungen und Erfahrungen aufeinander.

Personalabteilungen beschäftigen sich mit Fehlzeiten und betrieblichen Abläufen. Führungskräfte müssen ihre Teams organisieren. Betriebsräte und Schwerbehindertenvertretungen vertreten die Interessen der Beschäftigten. Und der BEM-Berechtigte selbst befindet sich möglicherweise gerade in einer gesundheitlich und beruflich sehr belastenden Situation.

Aus dieser Konstellation muss ein gemeinsamer Lösungsprozess entstehen.

Das funktioniert nur, wenn die Beteiligten das BEM tatsächlich als ergebnisoffene Suche nach einer tragfähigen Lösung verstehen.

Warum die Atmosphäre im BEM-Gespräch so wichtig ist

Ein BEM-Gespräch behandelt regelmäßig sehr persönliche Themen.

Vielleicht kann jemand bestimmte Tätigkeiten gesundheitlich nicht mehr ausführen. Vielleicht bestehen Konflikte mit einer Führungskraft. Vielleicht haben Schichtarbeit, Arbeitsorganisation oder körperliche Belastungen Auswirkungen auf die Beschäftigungsfähigkeit. Und vielleicht gibt es Ursachen, über die der Beschäftigte im Unternehmen zunächst überhaupt nicht sprechen möchte.

Deshalb entscheidet bereits die Gesprächsatmosphäre darüber, wie viele Informationen ein BEM-Berechtigter bereit ist einzubringen. Aus “vielleicht” werden Fakten.

Wer den Eindruck bekommt, sich rechtfertigen zu müssen, wird anders kommunizieren als jemand, der erlebt:

Hier geht es nicht darum, warum ich krank war. Hier geht es darum, was notwendig ist, damit Arbeit künftig wieder funktionieren kann.

Das ist ein entscheidender Unterschied. Denn ohne ausreichende Informationen über bestehende Leistungseinschränkungen, Belastungen und Ressourcen können kaum passgenaue Maßnahmen entwickelt werden.

Der vermeintliche „Blaumacher“ – und warum vorschnelle Bewertungen im BEM gefährlich sind

In Unternehmen entstehen bei auffälligen Fehlzeiten schnell Interpretationen. Besonders häufig betrifft dies wiederkehrende kurze Fehlzeiten oder Abwesenheiten an bestimmten Wochentagen.

Aus einem Fehlzeitenmuster wird dann schnell eine Vermutung über die Motivation eines Mitarbeitenden. In der praktischen BEM-Arbeit zeigt sich jedoch immer wieder: Die tatsächliche Geschichte kann eine völlig andere sein. Genau darüber berichtet Maike Scherdin auch aus ihrer Erfahrung als BEM-Fallmanagerin.

Ein auffälliges Muster darf deshalb Anlass sein, genauer hinzuschauen. Es sollte aber nicht bereits die Erklärung liefern. Für professionelles BEM bedeutet das: beobachten, fragen, zuhören und erst anschließend gemeinsam nach Lösungen suchen. Nicht jede Arbeitsunfähigkeit hat betriebliche Ursachen. Aber ebenso wenig lässt sich aus einer Fehlzeitenstatistik zuverlässig ableiten, warum jemand ausfällt.

Ein erfolgreiches BEM braucht professionelle Gesprächsführung

Gute BEM-Gespräche wirken manchmal einfach. Tatsächlich steckt dahinter viel Fachkompetenz. Ein BEM-Fallmanager muss einerseits eine vertrauensvolle Gesprächssituation schaffen und andererseits das Verfahren strukturiert voranbringen. Es gilt, die richtigen Fragen zu stellen, ohne medizinische Diagnosen abzufragen. Leistungseinschränkungen müssen von Erkrankungen unterschieden werden. Betriebliche und außerbetriebliche Einflussfaktoren müssen eingeordnet und mögliche Maßnahmen entwickelt werden.

Hinzu kommen Kenntnisse zu möglichen Leistungen und Unterstützungsangeboten von Rehabilitationsträgern, Integrations- bzw. Inklusionsämtern und weiteren Stellen. Gerade bei komplexen Fällen reicht es deshalb häufig nicht, lediglich einen Gesprächsleitfaden abzuarbeiten.

Fünf Faktoren, die wir in der Praxis für besonders wichtig halten

Aus unserer Erfahrung entscheiden vor allem folgende Punkte darüber, ob ein BEM von den Beteiligten als hilfreiches Verfahren wahrgenommen wird:

• Vertrauen: Beschäftigte müssen wissen, wozu das BEM dient und wie mit ihren Informationen umgegangen wird.
• Neutralität: Das Verfahren darf nicht von vorgefertigten Bewertungen über Erkrankung, Motivation oder Fehlzeiten geprägt sein.
• Fachkompetenz: BEM-Verantwortliche benötigen Kenntnisse aus Fallmanagement, Kommunikation, Sozialleistungssystem, Datenschutz und Arbeitswelt.
• Klare Strukturen: Zuständigkeiten, Informationswege, Dokumentation und Beteiligungsrechte müssen nachvollziehbar geregelt sein.
• Lösungsorientierung: Ziel ist nicht das perfekte Gespräch, sondern eine realistische Perspektive für eine möglichst nachhaltige Beschäftigung.

Warum ein externer BEM-Dienstleister sinnvoll sein kann

Gerade beim Thema Vertrauen hat ein externes BEM einen strukturellen Vorteil. Die BEM-berechtigte Person spricht nicht unmittelbar mit einer Person aus der Personalabteilung oder mit jemandem, dem sie anschließend täglich im Unternehmen begegnet. Diese Distanz kann es erleichtern, sensible Themen anzusprechen.

Gleichzeitig kann ein externer BEM-Fallmanager unterschiedliche Perspektiven zusammenführen, ohne selbst Teil bestehender innerbetrieblicher Konflikte zu sein. Für Unternehmen kommen weitere Vorteile hinzu.

Interne Personalressourcen werden entlastet, komplexe Verfahren können an erfahrene BEM-Fallmanager übergeben werden und bei Bedarf können externe Unterstützungs- und Fördermöglichkeiten systematisch in das Verfahren einbezogen werden. 

Wichtig ist dabei: Auch ein extern durchgeführtes BEM funktioniert nicht losgelöst vom Unternehmen. Gute externe BEM-Arbeit verbindet vielmehr Neutralität und Vertraulichkeit auf der einen Seite mit ausreichender Kenntnis der betrieblichen Möglichkeiten auf der anderen Seite.

BEM als Bestandteil einer guten Unternehmenskultur

Ein gut funktionierendes BEM wirkt außerdem über einzelne Fälle hinaus. Wenn Beschäftigte erleben, dass Kolleginnen und Kollegen nach längeren Erkrankungen professionell unterstützt werden, beeinflusst dies die Wahrnehmung des gesamten Unternehmens.

Umgekehrt verbreiten sich negative Erfahrungen ebenfalls schnell. Deshalb beginnt erfolgreiches BEM nicht erst mit dem ersten Gespräch.Es beginnt bei der Kommunikation im Unternehmen.

Wissen Mitarbeitende, warum es ein BEM gibt? Ist bekannt, dass die Teilnahme freiwillig ist? Ist klar, wer welche Informationen erhält? Werden Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung sinnvoll eingebunden? Sind Führungskräfte über Ziele und Grenzen des Verfahrens informiert?

Aus einem administrativen Verfahren kann so ein glaubwürdiges Instrument zum Erhalt von Beschäftigungsfähigkeit werden.

Unsere Erfahrung aus der BEM-Praxis

BEMWerk begleitet Unternehmen als externer BEM-Dienstleister bei einzelnen schwierigen BEM-Fällen ebenso wie bei der vollständigen Organisation des Betrieblichen Eingliederungsmanagements.

Dabei erleben wir immer wieder: Die gesetzlichen und organisatorischen Grundlagen sind wichtig. Entscheidend für die Qualität eines BEM ist jedoch, wie diese Grundlagen in der Praxis gelebt werden.

Ein strukturiertes Verfahren, professionelle Gesprächsführung, Datenschutz, Neutralität und ein wertschätzender Umgang mit den BEM-Berechtigten gehören deshalb zusammen.

Genau darüber spricht Maike Scherdin auch im Interview mit dem BR-Magazin des ifb. 

Das vollständige Interview „BEM-Erfolgsstrategien: Es kommt auch auf die Atmosphäre an!“ finden Sie im BR-Magazin des Instituts zur Fortbildung von Betriebsräten. Hier geht's zum Beitrag.

Möchten Sie Ihr BEM überprüfen oder extern durchführen lassen?

Vielleicht funktioniert Ihr BEM grundsätzlich – bindet intern aber zu viele Ressourcen. Vielleicht werden BEM-Angebote häufig abgelehnt.

Vielleicht gibt es schwierige Fälle, bei denen Ihre internen BEM-Verantwortlichen an Grenzen stoßen.

Oder Sie möchten Ihr Betriebliches Eingliederungsmanagement vollständig extern organisieren.

BEMWerk unterstützt Unternehmen bundesweit bei der professionellen Durchführung und Weiterentwicklung des BEM – von der punktuellen Fallbegleitung bis zum vollständigen externen BEM-Fallmanagement.

Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Erstgespräch mit uns.

Gemeinsam schauen wir uns Ihre aktuelle BEM-Struktur an und klären, welche Form der Unterstützung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Häufige Fragen zum externen BEM

Kann ein Unternehmen das BEM durch einen externen Dienstleister durchführen lassen?

Ein externer Dienstleister kann mit wesentlichen Aufgaben des BEM-Fallmanagements und der Verfahrensorganisation beauftragt werden. Wichtig sind dabei klare Zuständigkeiten, geeignete Datenschutzregelungen und eine funktionierende Schnittstelle zum Unternehmen.

Welche Vorteile hat ein externer BEM-Fallmanager?

Insbesondere Neutralität, fachliche Spezialisierung und die Trennung von BEM und Personalführung können die Akzeptanz bei Beschäftigten erhöhen. Gleichzeitig können Personalabteilungen und interne BEM-Verantwortliche organisatorisch und fachlich entlastet werden.

Kann nur ein schwieriger BEM-Fall extern begleitet werden?

Ja. Unternehmen müssen nicht zwingend ihr gesamtes BEM auslagern. Eine externe Fallmanagerin oder ein externer Fallmanager kann auch gezielt bei komplexen Fällen hinzugezogen werden.

Kann BEMWerk das komplette BEM übernehmen?

Ja. Neben Beratung und punktueller Begleitung kann BEMWerk auch die operative Organisation und das Fallmanagement des Betrieblichen Eingliederungsmanagements übernehmen. Der konkrete Umfang wird an die vorhandenen betrieblichen Strukturen angepasst.

KI-Unterstützt erstellt